Bram de Laat, backoffice specialist en applicatiebeheerder van ons online urenportaal Flexportal, is de afgelopen tijd druk bezig geweest met de optimalisatie van Flexportal. Dankzij deze inspanningen verlopen onder andere de inschrijvingen in het urenportaal nog eenvoudiger en efficiënter!

Wat zijn de functionaliteiten van Flexportal?

“Alle administratie, van inschrijving van de medewerker tot en met de registratie van werkuren, vinden online plaats in Flexportal. Via Flexportal zijn alle documenten voor zowel de medewerker als opdrachtgever op één plaats te vinden. Op deze manier wordt de backoffice volledig geautomatiseerd en beschikken opdrachtgevers en medewerkers over een gemakkelijk overzicht”, vertelt Bram.

Wat is er vernieuwd?

Bram: “Alle overeenkomsten van en met PRO worden nu nog digitaal verstuurd en ondertekend met Docusign. Dit zorgt al voor vermindering van administratieve lasten voor zowel opdrachtgevers als medewerkers. Door de automatisering van het inschrijfproces in Flexportal worden overeenkomsten straks automatisch gegenereerd en via Flexportal verstuurd en ondertekend. Dit levert meerdere voordelen voor onze opdrachtgevers op:

  • Overeenkomsten worden sneller opgemaakt en ondertekend. Het proces wordt hierdoor minder tijdrovend, waardoor wij sneller contracten kunnen opmaken en versturen.
  • Het systeem is door deze ontwikkeling minder foutgevoelig en geheel AVG-proof, een belangrijk element binnen onze dienstverlening.”


Hoe verloopt de inschrijving van een medewerker?

  1. Wanneer de opdrachtgever een nieuwe medewerker wil inschrijven, kan er gekozen worden voor twee ‘stromingen’:
    • De opdrachtgever vult alle persoons- en contractgegevens in.
    • De opdrachtgever vult veel persoons- en contractgegevens in en de medewerker vult deze gegevens aan. Denk hierbij onder andere aan adresgegevens, bankgegevens en de mogelijkheid voor loonheffingskorting.
  2. De overeenkomsten met het arbeidscontract, aanvullende afspraken en het loonheffingsformulier worden automatisch gegenereerd. PRO hoeft de gegevens niet meer handmatig in te vullen, zoals dat voorheen wel gebeurde. PRO controleert wel of alle gegevens kloppen en vult deze zo nodig aan.
  3. De medewerker ontvangt direct een e-mail met de overeenkomsten, zodat deze digitaal ondertekend kunnen worden.
  4. PRO ondertekent digitaal de overeenkomsten en zet de gegevens van de medewerker in het verloningssysteem van PRO.

De nieuwe functionaliteiten omtrent de inschrijvingen zullen binnenkort voor al onze opdrachtgevers beschikbaar zijn. Meer weten over deze nieuwe functionaliteiten? Bram is tijdens kantooruren te bereiken te bereiken op 040 – 298 2389 of b.delaat@propayroll.nl.